En este manual se describe el proceso de envío de enlaces para realizar el check-in a distancia mediante Poli Check-in.
Esta funcionalidad permite que los huéspedes completen previamente su registro de forma online antes de su llegada al alojamiento, agilizando el proceso de entrada y facilitando el cumplimiento de las obligaciones legales de registro de huéspedes.
A través del enlace enviado, los huéspedes podrán completar sus datos personales y registrar la información requerida directamente desde su dispositivo móvil, reduciendo los tiempos de gestión y mejorando la experiencia del proceso de check-in.
Acceso al apartado de Check-in a distancia
Para enviar un enlace de check-in a distancia, deberá acceder desde la pantalla principal de la aplicación al acceso directo «Check-in a distancia».
Una vez dentro, la aplicación mostrará el listado de reservas disponibles desde el día actual en adelante, mediante un sistema de colores que permite identificar rápidamente su estado:
- Gris: reservas en estado Abierta que no disponen de ningún huésped registrado.
- Amarillo: reservas con huéspedes registrados de forma parcial, pendientes de completar la totalidad de los datos requeridos.
Desde esta pantalla podrá seleccionar la reserva sobre la que desea realizar el envío del enlace de check-in a distancia.
Al acceder a la reserva, podrá compartir el enlace de check-in con los huéspedes mediante diferentes métodos, como WhatsApp o correo electrónico.
A través de dicho enlace, los huéspedes accederán a un formulario online donde podrán registrar sus datos de forma remota. La pantalla permitirá añadir cada huésped asociado a la reserva hasta completar el número total de huéspedes registrados en la misma.
Una vez que los huéspedes hayan completado el registro de todos los datos requeridos, podrá acceder al apartado «Reservas» para verificar que la información introducida sea correcta.
Si existe algún dato incorrecto o incompleto, la reserva quedará en estado Error, permitiendo identificar y corregir la incidencia antes de realizar el envío.
Si todos los datos son correctos, la reserva pasará a estado Pendiente de envío. En ese momento, la aplicación enviará automáticamente la comunicación de la reserva a la autoridad policial correspondiente.
No obstante, la reserva permanecerá en estado Pendiente de envío hasta la fecha de entrada de los huéspedes. Será entonces cuando se enviará automáticamente el parte de viajeros y la reserva cambiará a estado Enviada.