En este manual se describe el proceso de creación de reservas en Poli Check-in, así como los diferentes métodos disponibles para el registro de huéspedes.
Es importante tener en cuenta que todos los datos solicitados en la aplicación, tanto en la ficha de la reserva como en la ficha de los huéspedes, son de carácter obligatorio conforme a la normativa vigente. Por este motivo, deberán completarse correctamente para garantizar el envío de la información a las autoridades policiales.
Asimismo, la legislación exige el registro de todas las personas alojadas, independientemente de su edad, por lo que será obligatorio incluir tanto a los huéspedes adultos como a los menores.
Paso 1: Crear reserva
Para crear una reserva, deberá acceder al apartado «Reservas», desde donde accederá a la sección de control de reservas, donde podrá visualizar y gestionar todas las reservas registradas en su alojamiento de forma centralizada.
En la parte inferior derecha, al seleccionar el botón «Crear reserva», accederá a la pantalla de alta de reserva. Esta pantalla se divide en tres apartados: Información de la reserva, Información del cliente/titular de la reserva y Detalles del pago.
Información de la reserva
En este apartado deberá seleccionar el alojamiento (en caso de disponer de varios), introducir un identificador de reserva para facilitar su gestión interna, así como indicar la fecha de contrato, el número total de huéspedes y las fechas de entrada y salida.
Información del cliente/titular de la reserva
En este apartado podrá introducir los datos de forma manual o activar la opción que permite completar automáticamente la información del titular a partir de los datos del primer huésped registrado.
Detalles del pago
En este apartado podrá indicar la forma de pago (efectivo, tarjeta, transferencia, etc.), el titular del pago y la fecha en la que se realiza.
Una vez completados los datos, deberá seleccionar la opción «Guardar». La aplicación le redirigirá nuevamente a la sección de control de reservas, donde podrá consultar la reserva creada en estado Abierta, sin huéspedes registrados.
Paso 2: Registro de huéspedes
Una vez creada la reserva, deberá proceder al registro de los huéspedes asociados a la misma.
Tal y como se ha indicado anteriormente, el registro de todos los huéspedes es obligatorio por normativa, independientemente de su edad, por lo que deberán incluirse tanto adultos como menores.
Para ello, acceda a la reserva Abierta y diríjase a la pestaña «Huéspedes», donde podrá añadir y gestionar la información de cada persona alojada. Deberá seleccionar la opción «Crear huésped» para añadir un nuevo registro.
La aplicación permite realizar este proceso mediante diferentes métodos:
- Escaneo de documento: utilizando la cámara del dispositivo para escanear el documento de identidad y completar automáticamente los datos requeridos.
- Registro QR miDNI: utilizando la cámara del dispositivo para escanear el QR generado desde la aplicación miDNI.
- Registro manual: introduciendo los datos del huésped de forma directa en los campos correspondientes.
Una vez registrados todos los huéspedes, es importante verificar que la información esté completa y sea correcta, ya que cualquier error o dato incompleto puede impedir el envío de la reserva a las autoridades policiales.
En caso de que exista algún dato incorrecto o incompleto, la aplicación lo notificará en el momento de guardar, marcando en pantalla los campos que requieren revisión.
Si una vez registrados los huéspedes, se produce algún problema en el envío de la información, la reserva se mostrará en estado de Error. Al acceder nuevamente a la reserva, en la parte superior de la pantalla se indicará el tipo de error detectado, lo que le permitirá identificarlo y corregirlo de forma sencilla.
Si todos los datos son correctos, la reserva se mostrará en estado Pendiente de envío. Una vez que la aplicación establezca conexión con la plataforma de la autoridad policial correspondiente, la información será enviada automáticamente y el estado de la reserva cambiará a Enviada.
Podrá acceder nuevamente a la reserva y, dentro del apartado «Comunicación», consultar tanto los datos del envío de la reserva como los partes de viajeros asociados.
