Para comenzar a utilizar Poli Check-In App, lo primero que debe hacer es descargar la aplicación desde Google Play Store (Android) o App Store (iOS).
Una vez haya descargado la aplicación en su dispositivo móvil, deberá crear una cuenta completando los campos solicitados y confirmando el registro.
Una vez creada su cuenta, accederá al menú de inicio, donde podrá visualizar todas las opciones disponibles en la aplicación.
CUENTA
Dentro del apartado «Cuenta» de la aplicación, encontrará un conjunto de opciones destinadas a la gestión de su perfil y el acceso a información relevante del servicio. Desde esta sección podrá consultar y editar los datos de su cuenta, gestionar la facturación, contactar con el servicio de atención al cliente y mantener la aplicación actualizada.
Además, se incluyen accesos directos a la política de privacidad y a los términos y condiciones, así como la opción de cerrar sesión de forma segura.
En Datos de la cuenta podrá consultar y actualizar la información personal vinculada a su cuenta.
En el apartado «Facturación» podrá consultar, registrar y modificar en cualquier momento los datos de facturación asociados a su cuenta. Esta información se utilizará para la emisión de las facturas correspondientes, por lo que es importante mantenerla actualizada.
También encontrará un acceso directo a «Atención al cliente», donde podrá contactar con nuestro equipo a través de WhatsApp o correo electrónico en caso de dudas, incidencias o solicitudes de soporte. Asimismo, en el apartado de «Actualización de software», podrá comprobar si existe alguna versión más reciente de la aplicación e instalarla directamente desde esta sección, garantizando así su correcto funcionamiento y acceso a las últimas mejoras.
Finalmente, dentro de este mismo menú dispondrá de las secciones «Política de privacidad» y «Términos y condiciones», donde podrá consultar toda la información legal relacionada con el uso de Poli Check-In App y el tratamiento de sus datos.
CONFIGURACIÓN DE HOSPEDERÍAS
El siguiente botón del menú corresponde a la «configuración de hospederías», una sección destinada a gestionar el alta y sincronización de sus hospederías dentro de Poli Check-In App. Desde este apartado, podrá dar de alta su hospedería introduciendo la información requerida. Una vez completado el registro, la aplicación sincronizará automáticamente los datos de los establecimientos creados en las plataformas oficiales (SES Hospedajes, Mossos d’Esquadra y Ertzaintza), permitiéndole operar con normalidad y agilizar todos los procesos asociados.
Es importante tener en cuenta que, para completar este registro, debe estar previamente dado de alta en la autoridad policial correspondiente a su comunidad autónoma. Este trámite es obligatorio y necesario para asegurar la correcta validación del alojamiento.
Cuando la autoridad policial le proporcione sus credenciales de acceso, deberá introducirlas en los campos de usuario y contraseña dentro de esta sección. Una vez ingresados y confirmados, la aplicación establecerá la conexión con el sistema oficial, quedando su hospedería configurada y lista para su uso.
Dentro del listado de alojamientos, al seleccionar cualquiera de ellos, encontrará la pestaña denominada «iCal». Esta sección ha sido diseñada para que usted pueda dar de alta y gestionar los enlaces iCal asociados a su alojamiento. A través de esta funcionalidad, tendrá la posibilidad de configurar las sincronizaciones con sus calendarios externos, permitiendo que las reservas se actualicen de manera automática y evitando posibles duplicidades.
En esta pestaña, podrá añadir tantos enlaces iCal como necesite, siguiendo las indicaciones que se muestran en pantalla. Una vez registrados, la aplicación se encargará de mantener la información sincronizada de forma continua y segura.
CONTROL DE RESERVAS
El siguiente botón del menú corresponde al control de reservas, una sección en la que podrá visualizar y gestionar de manera organizada todas las reservas registradas en su alojamiento. Al acceder, encontrará un listado completo de reservas, organizado para facilitar su consulta y seguimiento.
Además, en esta vista general podrá identificar de forma rápida el estado de cada reserva, ya que la aplicación muestra el estado de las reservas mediante un sistema de colores que permite identificar rápidamente su situación:
- Gris: reserva abierta sin huéspedes registrados.
- Amarillo: reserva con huéspedes registrados de forma parcial; no se han completado todos los datos requeridos según la reserva.
- Verde: reserva completa y enviada correctamente.
- Naranja: reserva pendiente de envío, actualmente en proceso de conexión con el servidor de la plataforma policial.
- Rojo: reserva con errores que impiden su envío.
La pantalla se divide en dos secciones principales para facilitar la gestión de las reservas:
- Reservas activas: en esta sección se muestra el listado completo de reservas comprendidas entre la fecha actual y los próximos 15 días. Para localizar una reserva concreta, el usuario puede utilizar el botón de búsqueda o aplicar filtros, configurando criterios como la fecha y el estado de la reserva, lo que permite una localización más ágil y precisa.
- Reservas pendientes de envío: esta sección recoge aquellas reservas que aún no han sido enviadas, incluyendo las correspondientes al día actual y hasta un mes anterior.
Al seleccionar una reserva específica, accederá al detalle completo de la misma, donde se muestran todos los datos asociados. En la parte inferior de la pantalla encontrará un panel con diferentes pestañas, diseñado para organizar y facilitar el acceso a la información de forma clara y estructurada.
- Información de la reserva:
En esta primera pestaña se muestran los datos generales de la reserva, como fechas de entrada y salida, número de huéspedes, tipo de alojamiento asignado y cualquier comentario o detalle adicional facilitado por el cliente. Esta información le permite tener una visión global y rápida del estado y características de cada reserva.
- Huéspedes:
La segunda pestaña contiene el listado completo de los huéspedes vinculados a esa reserva. Desde aquí podrá consultar su información y verificar que todos los datos necesarios están correctamente introducidos, facilitando así el proceso de control y registro exigido por la normativa vigente.
- Datos de envío a hospederías:
En la tercera pestaña encontrará la información relacionada con el envío de los datos de la reserva a las hospederías correspondientes. Este apartado está diseñado para asegurar que la transmisión se realice correctamente y conforme a los requisitos establecidos por la autoridad policial. Aquí podrá revisar el estado del envío, los datos transmitidos y cualquier notificación relacionada con este proceso.
Gracias a esta estructura, el control de reservas se presenta como una herramienta intuitiva y completa, que facilita la gestión diaria de su alojamiento y garantiza un cumplimiento adecuado de las obligaciones administrativas.
ACCESOS RÁPIDOS
En el menú principal encontrará la sección de Accesos Rápidos, diseñada para agilizar las tareas más habituales y facilitar la gestión diaria de su alojamiento. Esta funcionalidad incluye dos opciones principales:
- Check-In presencial
Esta opción le permite acceder directamente a las reservas abiertas en el día para realizar el proceso de registro de manera rápida y eficiente. Desde aquí podrá escanear los documentos de identidad de los huéspedes utilizando la cámara del dispositivo. Es importante destacar que no se realiza una captura de la imagen del DNI, sino un escaneo automático que extrae únicamente la información necesaria para las autoridades según el Real Decreto 933/2021, garantizando un proceso más ágil y seguro.
- Check-In a distancia
A través de esta opción podrá enviar un enlace al huésped antes de su llegada para que complete el precheck-in mediante un formulario online. De esta forma, el viajero puede introducir sus datos personales y los del resto de acompañantes con antelación, lo que reduce tiempos en la recepción y mejora la organización del registro.
Gracias a estos accesos directos, la aplicación le permite gestionar los check-ins de manera más rápida, cómoda y eficaz, adaptándose tanto a situaciones presenciales como a procesos remotos.
BUZÓN DE NOTIFICACIONES
Por último, en el menú principal, en la parte superior derecha, encontrará el icono del buzón de notificaciones. Desde este apartado podrá acceder a todas las comunicaciones que Poli Check-in envía al cliente.
En este buzón se reciben de forma organizada todos los avisos importantes, como:
- Avisos de pago (recordatorios, confirmaciones, incidencias).
- Alertas de error o fallos detectados en la cuenta o en el sistema.
- Notificaciones sobre el envío de reservas y su estado.
- Avisos de nuevas actualizaciones disponibles, tanto de funcionalidades como mejoras del sistema.
Este buzón sirve para centralizar toda la información relevante, asegurando que el cliente no se pierda ninguna comunicación importante y pueda gestionarla fácilmente desde un único lugar.
